Chào bạn, Thiện Mỹ đây. Tập này dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ đang nghe nói nhiều về đám mây mà chưa biết nên bắt đầu từ đâu, hoặc đã dùng rồi nhưng thấy rối.
Trả lời gọn: doanh nghiệp nhỏ nên dùng đám mây cho email, lưu trữ tài liệu, phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, vì không phải mua và chăm máy chủ, lại dễ làm việc từ bất cứ đâu. Điều cần tránh là để dữ liệu rải rác mỗi người một nơi, không ai quản, không sao lưu, và trả tiền hằng tháng cho những thứ không ai dùng.
Đám mây là gì, nói cho dễ hiểu
Đám mây đơn giản là dùng máy tính, phần mềm, ổ lưu trữ của người khác qua internet, trả tiền theo tháng hoặc theo mức dùng.
Thay vì mua máy chủ đặt ở văn phòng, bạn thuê phần mềm chạy sẵn trên máy chủ của nhà cung cấp. Họ lo điện, làm mát, cập nhật, sửa chữa.
Bạn đã dùng đám mây hằng ngày: hộp thư trên web, ảnh tự lưu từ điện thoại, tài liệu soạn chung trên trình duyệt.
Với doanh nghiệp, đám mây có ba dạng thường gặp: thuê phần mềm dùng ngay, thuê nền tảng để chạy ứng dụng riêng, và thuê máy chủ ảo để tự cài đặt.
Doanh nghiệp nhỏ thường chỉ cần dạng thứ nhất: phần mềm dùng ngay qua trình duyệt, không cần đội kỹ thuật.
Những việc nên đưa lên đám mây
Email theo tên miền công ty là việc đầu tiên. Dịch vụ email đám mây có bộ lọc thư rác tốt, truy cập từ mọi thiết bị, không lo ổ cứng văn phòng hỏng.
Lưu trữ và chia sẻ tài liệu: thay vì gửi tệp qua lại, cả nhóm làm trên một bản, có lịch sử sửa đổi, có phân quyền ai xem ai sửa.
Kế toán và hoá đơn: nhiều phần mềm kế toán dạng đám mây giúp chủ cửa hàng xem số liệu mọi lúc, kế toán làm việc từ xa.
Quản lý bán hàng, kho, khách hàng: phần mềm bán hàng đám mây nối được nhiều chi nhánh, nhiều kênh bán.
Lịch làm việc và họp trực tuyến: giúp nhóm nhỏ phối hợp mà không cần cùng ngồi một chỗ.
Không cần đưa tất cả lên cùng lúc. Bắt đầu từ việc đang gây rắc rối nhất cho bạn, làm cho quen, rồi mới mở rộng.
Bẫy chi phí
Đám mây rẻ khi bắt đầu, nhưng các khoản thuê bao nhỏ cộng lại theo thời gian thành con số lớn.
Bẫy phổ biến là trả tiền cho tài khoản của nhân viên đã nghỉ, cho phần mềm thử rồi bỏ mà quên huỷ, cho gói cao hơn nhu cầu thật.
Với dịch vụ trả theo mức dùng như máy chủ ảo, quên tắt một máy thử nghiệm có thể tạo hoá đơn bất ngờ cuối tháng.
Cách chữa là lập một danh sách tất cả dịch vụ đám mây công ty đang trả tiền, ai dùng, bao nhiêu tiền mỗi tháng, xem lại mỗi quý.
Gom thanh toán về một thẻ hoặc một tài khoản công ty, đừng để mỗi người tự đăng ký bằng thẻ cá nhân rồi xin thanh toán lại.
Bật cảnh báo chi phí ở những dịch vụ có hỗ trợ, để biết sớm khi hoá đơn tăng bất thường.
Bẫy dữ liệu rải rác
Khi mỗi người tự chọn công cụ, dữ liệu công ty nằm rải rác trong nhiều tài khoản cá nhân. Người nghỉ việc mang theo cả dữ liệu.
Hãy chọn một bộ công cụ chung, tài khoản do công ty tạo và quản lý, nhân viên dùng tài khoản công ty cho công việc.
Khi nhân viên nghỉ, chuyển quyền sở hữu tài liệu của họ sang người khác trước khi khoá tài khoản.
Đặt quy tắc đơn giản về thư mục: tài liệu khách hàng để đâu, tài liệu nội bộ để đâu, ai được xem gì.
Đừng nghĩ đám mây là tự sao lưu. Nhiều dịch vụ chỉ giữ dữ liệu bạn đang có; xoá nhầm hay bị mã độc mã hoá thì bản trên mây cũng hỏng theo. Hãy có bản sao lưu riêng.
Một bước nhỏ mà hiệu quả là mỗi năm thử khôi phục một thư mục từ bản sao lưu. Nhiều công ty chỉ phát hiện bản sao lưu hỏng hoặc thiếu đúng vào ngày cần dùng nó, khi đã quá muộn.
Bảo mật cơ bản
Bật xác thực hai lớp cho mọi tài khoản đám mây của công ty, nhất là tài khoản quản trị và email.
Mỗi người một tài khoản riêng, không dùng chung mật khẩu. Dùng chung thì không biết ai đã làm gì, và đổi mật khẩu là cả nhóm bị ảnh hưởng.
Phân quyền theo nhu cầu: kế toán không cần quyền quản trị email, nhân viên bán hàng không cần xem báo cáo tài chính.
Cẩn thận với việc chia sẻ đường dẫn công khai. Một đường dẫn ai có cũng xem được có thể bị chuyển tiếp đi xa hơn bạn tưởng.
Định kỳ xem lại danh sách người có quyền truy cập, gỡ những người không còn cần.
Hãy để ý cả các ứng dụng bên thứ ba được cấp quyền truy cập vào email hay tài liệu công ty. Một tiện ích cài thử từ lâu có thể vẫn đang đọc được hộp thư của bạn. Vào phần cài đặt tài khoản, xem danh sách ứng dụng đã kết nối và gỡ những cái không còn dùng.
Bắt đầu thế nào cho gọn
Tuần đầu, liệt kê những việc đang làm thủ công hoặc đang rối: thư từ, tài liệu, sổ sách, đơn hàng.
Chọn một việc, thử một dịch vụ ở gói nhỏ nhất, dùng thật trong một tháng với cả nhóm.
Ghi lại những vướng mắc, hỏi nhân viên có thấy dễ hơn không. Công cụ tốt mà nhân viên không dùng thì cũng như không.
Khi đã quen, mới mở rộng sang việc khác, và luôn giữ danh sách dịch vụ, tài khoản, chi phí cập nhật.
Đám mây không biến doanh nghiệp nhỏ thành doanh nghiệp lớn, nhưng giúp bạn bớt thời gian cho việc vặt để dành cho khách hàng.
Câu hỏi cho bạn tập này: nếu nhân viên giữ nhiều tài liệu nhất của bạn nghỉ việc ngày mai, bạn có lấy lại được hết tài liệu ấy không?
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ nên dùng đám mây cho việc gì trước?
Email theo tên miền công ty và lưu trữ tài liệu chung thường là hai việc nên làm trước, vì dễ triển khai và giải quyết ngay chuyện thư từ, tệp rải rác.
Dùng đám mây có cần đội kỹ thuật không?
Với phần mềm dạng dịch vụ dùng qua trình duyệt, doanh nghiệp nhỏ thường không cần đội kỹ thuật riêng. Chỉ khi thuê máy chủ ảo để tự cài mới cần người có chuyên môn.
Lưu trên đám mây có cần sao lưu nữa không?
Có. Nhiều dịch vụ chỉ giữ dữ liệu hiện tại; xoá nhầm hoặc bị mã độc mã hoá thì bản trên mây cũng hỏng. Nên có thêm bản sao lưu riêng.
Làm sao tránh chi phí đám mây phình to?
Lập danh sách mọi dịch vụ đang trả tiền, xoá tài khoản không dùng, chọn gói đúng nhu cầu, gom thanh toán về một chỗ và xem lại mỗi quý.
Nhân viên nghỉ việc thì dữ liệu trên đám mây xử lý sao?
Chuyển quyền sở hữu tài liệu của họ sang người khác trước khi khoá tài khoản. Từ đầu nên để nhân viên dùng tài khoản do công ty tạo và quản lý.
