Chào bạn, Thiện Mỹ đây. Câu hỏi mình nhận nhiều nhất từ người đi làm văn phòng là: việc nào nên để AI làm, việc nào mình phải tự làm. Tập này mình chia đôi rõ ràng.
Trả lời thẳng: giao cho AI những việc lặp lại, nhiều chữ, có khuôn rõ, như soạn nháp email, tóm tắt cuộc họp, sắp xếp số liệu. Giữ lại cho người những việc cần phán đoán, cần chịu trách nhiệm trước người khác và cần hiểu cảm xúc con người.
Nhóm việc AI làm tốt ngay hôm nay
Soạn nháp là việc đầu tiên. Email thông báo, thư mời, mô tả công việc, biên bản, những văn bản có khuôn quen thuộc, máy viết bản đầu trong vài giây, bạn chỉ còn sửa cho đúng ý và đúng giọng công ty.
Tóm tắt là việc thứ hai. Một tài liệu mười trang, một chuỗi email dài, một bản ghi cuộc họp, máy rút ra ý chính và các việc cần làm. Bạn đọc bản tóm tắt trước, rồi chỉ mở tài liệu gốc ở chỗ cần.
Sắp xếp dữ liệu là việc thứ ba. Dọn bảng tính lộn xộn, chuẩn hoá cách ghi tên, tách cột, viết công thức tính toán, những việc tốn cả buổi nay chỉ còn vài câu lệnh.
Dịch nhanh để hiểu cũng là thế mạnh. Đọc tài liệu tiếng nước ngoài, hiểu email của đối tác, máy dịch đủ tốt để bạn nắm nội dung, dù văn bản quan trọng vẫn cần người dịch kiểm lại.
Điểm chung của nhóm việc này là có khuôn, có nhiều ví dụ để máy học, và nếu sai thì bạn phát hiện được khi đọc lại.
Trả lời những câu hỏi lặp lại của khách hàng cũng là việc hợp với máy, như giờ mở cửa, cách đổi trả, tình trạng đơn hàng. Một bộ câu trả lời mẫu do máy soạn, nhân viên duyệt lại, giúp cả nhóm trả lời nhanh và đồng đều hơn mà không phải gõ đi gõ lại cùng một nội dung.
Nhóm việc nên giữ cho người
Những quyết định ảnh hưởng tới con người: tuyển ai, cho ai nghỉ, đánh giá ai. Máy có thể giúp sắp xếp hồ sơ, nhưng quyết định và lời giải thích phải là của người, vì người đó sẽ phải đối diện với hệ quả.
Những cuộc trò chuyện khó: báo tin xấu cho khách hàng, góp ý cho đồng nghiệp, xin lỗi về một sai sót. Máy viết được câu chữ lịch sự, nhưng sự chân thành và việc đọc phản ứng của người kia là việc của bạn.
Những việc cần hiểu bối cảnh riêng của công ty: văn hoá nội bộ, lịch sử quan hệ với một đối tác, những điều không ai ghi ra giấy. Máy không biết những điều đó.
Những việc có hậu quả pháp lý hay tài chính lớn: ký hợp đồng, duyệt chi, cam kết với khách. Máy có thể rà soát, gợi ý điểm cần chú ý, nhưng không thể là người chịu trách nhiệm.
Nhìn chung, chỗ nào cần ai đó đứng ra nói tôi chịu trách nhiệm, chỗ đó giữ cho người.
Vùng ở giữa: làm cùng nhau
Có rất nhiều việc nằm giữa hai nhóm trên. Viết một đề xuất kinh doanh chẳng hạn: máy giúp lên dàn ý, gợi ý số liệu cần có, viết nháp từng phần, còn bạn đưa vào hiểu biết về khách hàng và quyết định điểm nhấn.
Phân tích số liệu bán hàng cũng vậy. Máy tính toán, vẽ biểu đồ, chỉ ra xu hướng. Bạn đặt câu hỏi đúng ngay từ đầu và giải thích vì sao xu hướng đó xảy ra.
Chuẩn bị một cuộc họp: máy tóm tắt tài liệu, gợi ý câu hỏi có thể bị hỏi, bạn quyết định chiến lược trao đổi.
Cách làm hiệu quả là chia việc thành bước nhỏ, giao bước nào cho máy, giữ bước nào cho mình. Đừng giao nguyên một việc lớn rồi chỉ đọc kết quả cuối.
Người làm tốt nhất trong thời gian tới có lẽ không phải người giỏi máy nhất hay người giỏi chuyên môn nhất, mà là người biết ghép hai thứ này lại.
Một ví dụ quen thuộc là báo cáo tháng. Máy gom số liệu, viết phần mô tả xu hướng, đề xuất biểu đồ. Bạn viết phần nhận định và kiến nghị, vì đó là chỗ thể hiện bạn hiểu doanh nghiệp tới đâu và là phần sếp đọc kỹ nhất.
Bắt đầu từ đâu trong tuần này
Hãy ghi lại trong một tuần những việc bạn làm đi làm lại. Thường bạn sẽ thấy vài việc chiếm nhiều thời gian mà không cần nhiều suy nghĩ, đó là ứng viên đầu tiên để thử giao cho máy.
Thử từng việc một, so sánh thời gian trước và sau. Có việc máy làm rất tốt, có việc sửa lại còn lâu hơn tự làm. Thử là cách duy nhất để biết.
Lưu lại những câu lệnh hiệu quả. Một câu lệnh tốt cho việc viết biên bản họp có thể dùng lại hàng tuần, và chia sẻ cho cả nhóm.
Kiểm tra quy định của công ty về dữ liệu trước khi đưa tài liệu nội bộ vào bất kỳ công cụ nào. Nhanh mà làm lộ thông tin thì cái giá rất đắt.
Đừng giấu việc mình dùng AI. Nói với quản lý và đồng nghiệp, cùng nhau tìm cách dùng tốt hơn. Văn phòng nào cũng đang học cách làm việc mới này.
Thời gian tiết kiệm được để làm gì
Câu hỏi thú vị nhất không phải AI tiết kiệm cho mình bao nhiêu giờ, mà là mình dùng những giờ đó để làm gì.
Nếu chỉ để làm thêm nhiều việc lặp lại hơn, bạn sẽ mệt hơn chứ không giỏi hơn. Nếu dùng để gặp khách nhiều hơn, học thêm kỹ năng, suy nghĩ sâu hơn về công việc, bạn sẽ tiến lên.
Với người quản lý, đây là lúc nhìn lại cách giao việc và đánh giá nhân viên. Đo bằng số giờ ngồi máy không còn hợp lý khi máy làm được phần lớn việc chân tay của trí óc.
Với người mới đi làm, hãy cẩn thận: những việc lặp lại cũng là nơi mình học nghề. Đừng giao hết cho máy tới mức không hiểu công việc vận hành ra sao.
Câu hỏi cho bạn tập này: nếu mỗi tuần bạn có thêm năm giờ trống, bạn muốn dùng nó vào việc gì trong công việc của mình?
Câu hỏi thường gặp
AI có thay thế nhân viên văn phòng không?
AI thay đổi nội dung công việc nhiều hơn là xoá bỏ hẳn công việc. Những phần lặp lại được tự động hoá, còn phán đoán, quan hệ và trách nhiệm vẫn cần người.
Việc nào tuyệt đối không nên giao hết cho AI?
Quyết định về con người, cam kết pháp lý và tài chính, và những cuộc trò chuyện khó với khách hàng hay đồng nghiệp. Máy có thể hỗ trợ chuẩn bị nhưng quyết định là của người.
Làm sao bắt đầu dùng AI trong công việc?
Ghi lại các việc lặp lại trong một tuần, thử giao từng việc cho máy, so sánh thời gian, lưu lại câu lệnh hiệu quả và kiểm tra quy định dữ liệu của công ty trước.
Có nên nói với sếp là mình dùng AI không?
Nên. Minh bạch giúp cả nhóm học cách dùng tốt hơn và tránh rủi ro dữ liệu. Nhiều công ty còn khuyến khích nếu được dùng đúng quy định.
Nhân viên mới có nên dùng AI nhiều không?
Dùng được, nhưng nên tự làm một số việc lặp lại để hiểu nghề trước. Giao hết cho máy ngay từ đầu dễ làm mình không nắm được công việc vận hành ra sao.
